BAFA-Förderung für KMU: Verlängerung bis 2028 und alle Neuerungen ab 2027BAFA Funding for SMEs: Extended to 2028 and What Changes from 2027

Das BAFA hat die Förderrichtlinie für Unternehmensberatungen verlängert. Bis Ende 2028 können kleine und mittlere Unternehmen weiterhin Zuschüsse für externe Beratungsleistungen beantragen. Gleichzeitig tritt ab dem 1. Januar 2027 eine überarbeitete Fassung in Kraft, die das Verfahren an mehreren Stellen vereinfacht, und an einer Stelle eine neue Pflicht einführt.

Dieser Beitrag fasst alle Änderungen zusammen, erklärt was für bereits laufende Anträge gilt, und zeigt die Fristen, auf die du achten musst. Alle Angaben beruhen auf der zweiten Änderung der Förderrichtlinie vom 15. Oktober 2026 (BAnz AT 28.10.2026 B3).

Was sich ändert und was nicht

Die Verlängerung bis 2028 ist die gute Nachricht. Die neue Fassung bringt sechs Vereinfachungen und eine neue Pflicht. Das Wichtigste auf einen Blick:

Der entscheidende Stichtag: 31. Dezember 2026

Für alle Anträge, die bis zum 31. Dezember 2026 gestellt werden, gelten weiterhin die bisherigen Regeln. Wer seinen Antrag also noch in diesem Jahr einreicht, läuft nach der alten Fassung, auch wenn die eigentliche Beratung erst 2027 stattfindet.

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die neue Fassung für alle neuen Anträge. Die größten Unterschiede betreffen das Verwendungsnachweis-Verfahren.

Ein Formular statt vier

Bisher mussten Antragsteller beim Verwendungsnachweis vier separate Dokumente einreichen: das eigentliche VN-Formular, eine EU-KMU-Erklärung, eine De-minimis-Erklärung und eine Charta-Kenntnisnahme. Ab 2027 sind alle vier in einem einzigen VN-Formular integriert.

Eine Unterschrift des Antragstellers auf dem VN-Formular genügt. Einzige Ausnahme: der Beratungsbericht muss weiterhin von beiden Seiten, Antragsteller und Berater, unterzeichnet werden.

Umsatzanzeige als Zahlungsnachweis

Wer sein Banking fast ausschließlich online erledigt, musste bisher einen klassischen Kontoauszug oder eine Bankbestätigung besorgen. Ab 2027 steht in der Richtlinie ausdrücklich: Auch die im Onlinebanking selbst erzeugte Umsatzanzeige zählt.

Zugelassen sind als Zahlungsnachweis:

• Kontoauszug der Bank
• Bankbestätigung
• Selbst erzeugte Umsatzanzeige aus dem Online-Banking

Die Umsatzanzeige muss drei Pflichtangaben enthalten: den Zahlungsempfänger, die Rechnungsdaten (Rechnungsnummer oder Betreff) und das Wertstellungsdatum. Barzahlungen oder Verrechnungen werden weiterhin nicht anerkannt.

40 Stunden statt 5 Tage

Die Richtlinie sprach bisher von maximal fünf Beratungstagen. Ab 2027 sind es maximal 40 Stunden. Das ist keine inhaltliche Änderung, fünf Tage zu je acht Stunden ergeben 40 Stunden, sondern eine redaktionelle Klarstellung. Praktische Konsequenz: die Stunden müssen nicht in zusammenhängenden Blöcken erbracht werden. Reisezeit und die Erstellung des Beratungsberichts zählen nicht zur Beratungszeit.

ELSTER und BundID ab Januar 2027 Pflicht

Die einzige echte Zusatzverpflichtung ab 2027: alle antragstellenden Unternehmen müssen sich über ELSTER oder BundID digital authentifizieren. Das BAFA wird die genauen Anforderungen gesondert kommunizieren. Wenn du noch kein ELSTER-Konto für dein Unternehmen oder deine Selbstständigkeit hast, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, das einzurichten.

Förderhöhe und Kontingent, unverändert

Die Förderhöhen bleiben identisch mit der bisherigen Fassung. Förderfähig sind Beratungsleistungen bis zu einem Höchstwert von 3.500 Euro. Darauf werden je nach Standort des Unternehmens 80 oder 50 Prozent bezuschusst.

Wichtig zur regionalen Zuordnung: Die Region Lüneburg (Niedersachsen) und die Region Trier (Rheinland-Pfalz) gelten trotz ihrer Lage in westdeutschen Bundesländern als Neue-Länder-Region und erhalten 80 Prozent. Berlin und die Region Leipzig erhalten trotz ihrer Lage in ostdeutschen Bundesländern nur 50 Prozent.

Das Kontingent gilt für die gesamte Laufzeit der Richtlinie seit 2022, es setzt sich mit der Verlängerung nicht neu auf fünf zurück. Wer in den vergangenen Jahren bereits drei oder vier Beratungen bezuschusst bekommen hat, hat entsprechend weniger verbleibende Beratungen bis 2028.

Mehrwertsteuer und Kleinunternehmer

Bisher war es Verwaltungspraxis, dass Unternehmen ohne Vorsteuerabzugsberechtigung (also vor allem Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG) die Bruttokosten der Beratung als förderfähig geltend machen konnten. Ab 2027 ist das ausdrücklich in der Richtlinie verankert, in Nummer 5.2. Das schafft Rechtssicherheit und verhindert Unklarheiten bei der Bewilligung.

Dein persönlicher Stichtag-Check

Welche Fassung gilt für deinen Antrag? Wann muss der Verwendungsnachweis bei dir sein? Wie viel Zuschuss ergibt sich in deinem Fall? Der Rechner gibt dir eine erste Orientierung.

Hinweis: Der Rechner dient zur ersten Orientierung und ersetzt keine Prüfung durch die zuständige Leitstelle. Die Mehrwertsteuer-Berechnung verwendet einen vereinfachten Standardsatz von 19 Prozent; abweichende Steuersätze (zum Beispiel 7 Prozent) werden nicht berücksichtigt.

Kein Pflichtgespräch mehr für Jungunternehmen

Für Unternehmen, die zum Zeitpunkt der Antragstellung jünger als ein Jahr sind, galt bisher eine besondere Auflage: vor der Beratung musste ein Gespräch mit einem regionalen Ansprechpartner stattfinden und ein Bestätigungsschreiben eingeholt werden. Diese Regelung (Nummer 7.1 der Richtlinie) ist mit der neuen Fassung komplett gestrichen. Der Antrag kann ohne diesen Schritt gestellt werden.

Kostenlose Workshops zur neuen Fassung

Das DIHK-Servicezentrum bietet zwei kostenlose Online-Workshops an, in denen die Änderungen im Detail erläutert werden:

• Montag, 7. Dezember 2026, 10 bis 12 Uhr (Microsoft Teams)
• Mittwoch, 13. Januar 2027, 10 bis 12 Uhr (Microsoft Teams)

Die Anmeldung läuft über die jeweiligen regionalen Leitstellen.

Fazit: länger, einfacher, fester Schluss

Die Verlängerung bis 2028 ist ein klares Signal: der Bund unterstützt kleine und mittlere Unternehmen weiter dabei, sich externe Expertise zu holen. Die neuen Regeln ab Januar 2027 machen das Verfahren spürbar schlanker.

Wer jetzt plant, sollte zwei Dinge im Blick behalten: Erstens bleibt das Gesamtkontingent von fünf Beratungen über die gesamte Richtlinienlaufzeit bestehen. Wer bereits geförderte Beratungen hatte, sollte prüfen, wie viele noch möglich sind. Zweitens ist der 31. Dezember 2028 eine harte Endfrist für den Verwendungsnachweis, wer spät im Jahr 2028 einen Antrag stellt, hat wenig Zeit.

Wenn du Fragen zur BAFA-Förderung hast oder prüfen möchtest, ob eine Beratung für dein Unternehmen in Frage kommt, findest du alle Details auf herrlichfinance.de/bafa/. Ich bin als BAFA-gelisteter Berater unter der Beraternummer 193982 eingetragen und beantworte dort auch Fragen zur Fördervoraussetzung und Antragstellung.

Quellen und Stand

Stand: 1. November 2026. Maßgeblich ist die aktuelle Fassung der Richtlinie beim BAFA.

• Bundesanzeiger: Richtlinie zur Förderung von Unternehmensberatungen für KMU, zweite Änderung vom 15. Oktober 2026 (BAnz AT 28.10.2026 B3). Ursprungsfassung 14. Dezember 2022 (BAnz AT 23.12.2022 B1), erste Änderung 12. Dezember 2024 (BAnz AT 23.12.2024 B1).
• BAFA-Rundschreiben Referat 413 an zugelassene Berater, Oktober 2026.
• DIHK-Service-Newsletter (Bearbeitungsstelle Gewerbefördermittel des Bundes), Oktober 2026.
• BAFA: Unternehmensberatungen, Übersicht, abgerufen am 1. November 2026.

Bildhinweis: Alle Bildmotive sind KI-generiert (Gemini 3 Pro Image) und für diesen Beitrag erstellt. Die Grafiken und der Rechner sind eigene Darstellungen nach den genannten Quellen. Der Rechner vereinfacht und ersetzt keine individuelle Beratung oder behördliche Prüfung.

The BAFA has extended the funding guideline for business consulting. Small and medium-sized enterprises can continue to apply for grants for external advisory services until end of 2028. At the same time, a revised version takes effect on 1 January 2027 that simplifies the process in several areas, and introduces one new obligation.

This article summarises all changes, explains what applies to applications already in progress, and shows the deadlines you need to watch. All information is based on the second amendment to the funding guideline of 15 October 2026 (BAnz AT 28.10.2026 B3).

What changes and what does not

The extension to 2028 is the good news. The new version brings six simplifications and one new obligation. The most important changes at a glance:

The decisive cut-off: 31 December 2026

For all applications submitted by 31 December 2026, the current rules continue to apply. An application filed in December 2026 still runs under the old version, even if the actual consultation takes place in 2027.

From 1 January 2027, the new version applies to all new applications. The biggest differences affect the proof-of-use procedure.

One form instead of four

Until now, applicants had to submit four separate documents as proof of use: the VN form itself, an EU-SME declaration, a De-minimis declaration and an EU Charter acknowledgement. From 2027, all four are integrated into a single VN form.

One signature from the applicant on the VN form is enough. The only exception: the advisory report still requires dual signatures from both applicant and consultant.

Online banking statement as proof of payment

Those who manage their banking almost entirely online previously had to obtain a classic bank statement or a bank confirmation. From 2027 the guideline states explicitly: a transaction view you generate yourself in online banking also counts.

Accepted as proof of payment:

• Bank statement
• Bank confirmation letter
• Self-generated transaction history from online banking

The transaction history must contain three mandatory items: the payee, the invoice reference (invoice number or subject), and the value date. Cash payments and set-offs continue to be excluded.

40 hours instead of 5 days

The guideline previously spoke of a maximum of five consulting days. From 2027 it is 40 hours. This is not a substantive change, five eight-hour days equal 40 hours, but a clarification. The practical consequence: hours need not be delivered in consecutive blocks. Travel time and producing the advisory report do not count toward the consulting hours.

ELSTER and BundID mandatory from January 2027

The one genuine new obligation from 2027: all applicant businesses must authenticate digitally via ELSTER or BundID. The BAFA will communicate the exact requirements separately. If you do not yet have an ELSTER account for your business or self-employment, now is a good time to set one up.

Grant level and quota, unchanged

The grant rates remain identical to the previous version. Eligible consulting services are funded up to a ceiling of €3,500. A grant of 80 % or 50 % is then applied, depending on where the business is located.

A note on regional allocation: the Lüneburg region (Lower Saxony) and the Trier region (Rhineland-Palatinate) count as new-Länder regions despite being in western German states and receive 80 %. Berlin and the Leipzig region receive only 50 % despite being in eastern German states.

The quota covers the entire guideline period since 2022, it does not reset with the extension. A business that already received three or four funded consultations in previous years has correspondingly fewer remaining until 2028.

VAT and small businesses

It was previously only administrative practice that businesses without input-tax deduction rights (mainly small businesses under section 19 UStG) could claim the gross costs of a consultation as eligible. From 2027 this is explicitly anchored in the guideline, in section 5.2. This creates legal certainty and prevents ambiguity at the approval stage.

Your personal deadline check

Which version applies to your application? When does proof of use need to be in? How much grant does your situation produce? The calculator gives you a first orientation.

Note: the calculator is for initial guidance only and does not replace review by the relevant contact point. The VAT calculation uses a simplified standard rate of 19 %; other rates (e.g. 7 %) are not covered.

No compulsory meeting for start-ups

Until now, businesses less than one year old faced a special requirement: before the consultation, a meeting with a regional contact point had to take place and a confirmation letter obtained. This provision (section 7.1 of the guideline) has been completely removed in the new version. Applications can be filed without this step.

Free workshops on the new version

The DIHK service centre is offering two free online workshops explaining the changes in detail:

• Monday, 7 December 2026, 10:00 to 12:00 (Microsoft Teams)
• Wednesday, 13 January 2027, 10:00 to 12:00 (Microsoft Teams)

Registration is through the respective regional contact points.

Conclusion: longer, simpler, firm end

The extension to 2028 sends a clear signal: the federal government continues to support small and medium-sized businesses in accessing outside expertise. The new rules from January 2027 make the process noticeably leaner.

Two things to keep in mind when planning ahead: first, the overall quota of five consultations covers the entire guideline period. If you have already received funded consultations, check how many remain. Second, 31 December 2028 is a hard deadline for proof of use, a late 2028 application leaves little time.

If you have questions about the BAFA grant or want to find out whether a consultation might be right for your business, all the details are at herrlichfinance.de/bafa/. I am listed as a BAFA-approved consultant under adviser number 193982 and answer questions there about eligibility and the application process.

Sources and status

Status: 1 November 2026. The current version of the guideline at the BAFA is authoritative.

• Bundesanzeiger: Guideline for the promotion of business consulting for SMEs, second amendment of 15 October 2026 (BAnz AT 28.10.2026 B3). Original version 14 December 2022 (BAnz AT 23.12.2022 B1), first amendment 12 December 2024 (BAnz AT 23.12.2024 B1).
• BAFA circular from Section 413 to approved consultants, October 2026.
• DIHK service newsletter (processing office for federal commercial funding), October 2026.
• BAFA: Business consulting, overview, retrieved 1 November 2026.

Image note: all motifs are AI-generated (Gemini 3 Pro Image) and created for this article. The graphics and the calculator are my own illustrations based on the sources above. The calculator simplifies and does not replace individual advice or official review.