kurz gesagt
- ERP bildet Prozesse ab, es baut sie nicht. Wer seine Abläufe nicht kennt, kann kein System einführen, das sie unterstützt.
- Die meisten Chefs spüren, wenn etwas hakt. Spüren ist keine Diagnose. Der Schritt von der Ahnung zur Klarheit braucht eine strukturierte Ist-Aufnahme.
- Klarheit vor Software spart Zeit und Geld. Jede Stunde, die vor der Einführung in die Prozessaufnahme fließt, vermeidet Tage teurer Nachkorrektur.
Warum die meisten ERP-Einführungen zu spät beginnen
„Die meisten Chefs spüren, wenn etwas hakt." Diesen Satz höre ich in fast jedem Erstgespräch. Das Gefühl täuscht selten. Irgendwo im Betrieb verliert das Unternehmen Zeit, Geld oder Qualität. Aber spüren ist keine Diagnose. Solange das Haken unsichtbar bleibt, lässt es sich nicht beheben.
Der verbreitete Reflex ist, Software einzuführen. Ein ERP-System soll Transparenz schaffen, Prozesse verbinden und Entscheidungen erleichtern. Das kann es. Aber nur dann, wenn die Abläufe, die es abbilden soll, vorher verstanden wurden. Ein System, das einen unverstandenen Prozess digital nachbaut, macht den Prozess schneller, nicht besser.
Was eine Ist-Aufnahme zeigt, die keine Präsentation zeigt
Eine strukturierte Prozessaufnahme macht sichtbar, was in Abteilungsmeetings und Statusberichten unsichtbar bleibt: Wo warten Vorgänge? An welchen Übergaben gehen Informationen verloren? Welche Schritte werden doppelt ausgeführt? Welche Freigabeschleifen braucht niemand mehr, außer dass sie immer schon so waren?
Diese Fragen lassen sich ohne Analyse nicht beantworten. Und ohne ihre Antworten lässt sich keine sinnvolle Anforderung an ein ERP-System formulieren. Unternehmen, die das überspringen, bestellen ein teures System gegen eine Beschreibung des Soll-Zustands, die niemand prüfen konnte.
Der Schritt vor der Software: Prozesse sichtbar machen
Prozesse sichtbar machen bedeutet: den Weg eines Auftrags, eines Kundenanrufs oder einer Bestellung vom Eingang bis zum Abschluss mit den Beteiligten aufzeichnen. Jeden Schritt, jede Übergabe, jedes System, jede Wartezeit.
Das ist kein Großprojekt. Eine erste Aufnahme dauert für einen überschaubaren Prozess zwei bis drei Arbeitsstunden. Danach liegt ein Bild vor, das alle Beteiligten unterschreiben können. Über dieses Bild lässt sich entscheiden, was wirklich verbessert werden soll, und erst dann, welche Software dabei hilft.
Versteckte Zeitverluste dabei aufzudecken beschreibt der Beitrag Prozessanalyse: Versteckte Zeitverluste sichtbar machen. Was fehlende Prozesstransparenz im Mittelstand täglich kostet, steht im Beitrag Prozesse sichtbar machen: Was KMU wirklich kostet.
Checkliste: Bereit für ERP oder CRM?
- Ist-Prozess bekannt? Kann jemand den Weg eines typischen Auftrags von Anfang bis Ende auf einem Blatt beschreiben, mit allen Übergaben und Wartezeiten?
- Engpässe benannt? Gibt es eine Liste der zwei bis drei Stellen, an denen der Prozess am meisten Zeit verliert oder die meisten Fehler entstehen?
- Anforderungen aus dem Prozess abgeleitet? Kommen die System-Anforderungen aus der Ist-Aufnahme oder aus einer allgemeinen Wunschliste?
- Beteiligten eingebunden? Haben die Menschen, die täglich im Prozess arbeiten, die Aufnahme mitgemacht?
- Erfolg definiert? Gibt es einen messbaren Soll-Zustand, an dem das Projekt gemessen wird?
Wie Prozesstransparenz den ROI einer ERP-Einführung beeinflusst
Unternehmen, die ihre Ist-Prozesse vor der Einführung kennen, stellen bessere Anforderungen. Sie wählen sinnvollere Konfigurationen. Und sie haben weniger Nacharbeit nach dem Go-live. Die Investition in die Prozessaufnahme vor der Einführung ist fast immer kleiner als die Kosten der Nachkorrektur danach. Das gilt für ERP-Systeme, CRM-Systeme und für jede Software, die täglich genutzte Abläufe abbilden soll.
Drei Fragen vor der nächsten Software-Entscheidung
- Könntest du einem neuen Mitarbeitenden erklären, wie ein Kundenauftrag von Eingang bis Auslieferung durch dein Unternehmen läuft, mit allen Schritten und Übergaben?
- Welche drei Stellen in diesem Ablauf kosten am meisten Zeit, und wie weißt du das?
- Wenn du ein ERP-System einführen würdest: Welche Anforderungen kämen aus dem tatsächlichen Prozess, und welche aus Vermutungen?
Wie eine CRM-Einführung gelingt, wenn Prozesse zuerst sichtbar gemacht wurden, zeigt der Beitrag Prozesse sichtbar machen: Wie CRM-Einführungen gelingen. Mehr zu den Grundlagen der Prozessarbeit findest du unter Consulting.
