Unsichtbare Zeitfresser: Warum Prozessvisualisierung über Erfolg oder Stillstand entscheidet
„Ich weiß, dass irgendwo Zeit verloren geht. Ich finde nur nicht wo.“ Dieser Satz eines Geschäftsführers bringt das Problem auf den Punkt. Zeitverluste spürt jeder im Unternehmen. Sehen kann sie niemand, solange die Prozesse nur in Köpfen existieren.
Der blinde Fleck gewachsener Organisationen
Abläufe entstehen im Mittelstand selten am Reißbrett. Sie wachsen mit dem Unternehmen, Ausnahme für Ausnahme, Mitarbeiter für Mitarbeiter. Nach zehn Jahren weiß jeder, wie sein Abschnitt läuft, und niemand kennt die ganze Strecke. Genau in den Lücken zwischen den Abschnitten sammelt sich der Zeitverlust: an Übergaben, in Warteschleifen, bei Rückfragen.
Ohne Bild vom Ganzen wird über Auslastung diskutiert, wo Liegezeit das Problem ist. Es werden Stellen geschaffen, wo eine Freigaberegel genügt hätte.
Visualisierung macht Entscheidungen möglich
Eine Prozessvisualisierung ist zunächst nichts weiter als eine ehrliche Landkarte. Zwei Formate reichen für den Einstieg. Die Prozesslandkarte zeigt auf einer Seite, welche Kernprozesse es gibt und wie sie zusammenhängen. Das Swimlane-Diagramm zeigt für einen einzelnen Prozess, wer was in welcher Reihenfolge tut und wo der Vorgang die Abteilung wechselt.
Jeder Abteilungswechsel ist ein Kandidat für Wartezeit. Schon beim Aufzeichnen fallen Schleifen auf, die niemand geplant hat: der Auftrag, der dreimal zwischen Vertrieb und Technik pendelt, die Freigabe, die über zwei Schreibtische läuft und auf beiden liegen bleibt.
Vom Bild zur Zahl
Das Diagramm zeigt, wo du messen solltest. Häng an die kritischen Übergänge für zwei Wochen einfache Zeitstempel und unterscheide Bearbeitungszeit von Liegezeit. Die Auswertung braucht keine Software, eine Tabelle genügt. Danach können Sie Sätze sagen, die vorher unmöglich waren: An welcher Stelle wie viele Tage liegen bleiben und was eine Änderung dort bringen würde.
Der erste Schritt kostet einen Nachmittag
Wählen Sie den Prozess mit den meisten Beschwerden und zeichnen Sie ihn mit den Beteiligten an eine Wand. Mehr ist für den Anfang nicht nötig. Die Erfahrung aus meinen Projekten: Schon diese erste Sitzung verändert die Diskussion im Führungskreis, weil zum ersten Mal alle über denselben Ablauf sprechen statt über ihre je eigene Version davon.
Zeit, die sichtbar ist, lässt sich zurückholen. Unsichtbare Zeit verliert man jeden Tag aufs Neue.