6. Mai 2026News Transformation Unternehmen

Arbeitszeiterfassung: Urteil macht Pflicht klarWorking Time Recording: Court Ruling Clarifies the Duty

Das Verwaltungsgericht Hamburg hat am 18. Juli 2025 ein Urteil gefällt, das Arbeitgeber im gesamten DACH-Raum aufhorchen lässt: Die Verantwortung für korrekte Arbeitszeiterfassung liegt ausschließlich beim Arbeitgeber. …The Administrative Court of Hamburg ruled on 18 July 2025 that employers across the DACH region are solely responsible for accurate working time records, and self-reporting is no excuse.

kurz gesagt

Das Verwaltungsgericht Hamburg hat am 18. Juli 2025 entschieden: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung liegt beim Arbeitgeber, auch bei hochqualifizierten Beschäftigten.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, befreit aber nicht davon, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren.
Wer darauf verweist, dass Mitarbeitende eigenverantwortlich handeln, hat vor Gericht keine Entschuldigung mehr.

Zwei anonyme Hinweise bei der Hamburger Arbeitsschutzbehörde haben einen Fall ausgelöst, der weit über Hamburg hinaus gilt. Das Verwaltungsgericht Hamburg hat am 18. Juli 2025 (Az. 21 K 1202/25, noch nicht rechtskräftig) entschieden: Eine internationale Anwaltskanzlei muss die Arbeitszeiten ihrer angestellten Anwälte erfassen. Eigenverantwortung gilt nicht als Entschuldigung.

Was das Hamburger Urteil konkret bedeutet

Das Gericht stützt sich auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils vom 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18, CCOO/Deutsche Bank) und des BAG-Urteils vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Beide Entscheidungen stellen fest: Arbeitgeber sind verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.

Das Hamburger Urteil zieht daraus eine klare Konsequenz: Wer darauf verweist, dass Mitarbeitende ihre Zeiten selbst im Blick haben, hat die Organisationspflicht nicht erfüllt. Das gilt auch dann, wenn die Beschäftigten hochqualifiziert sind und eigenverantwortlich arbeiten.

Die vier Kernaussagen des Gerichts

Eigenverantwortung schützt nicht vor Haftung. Ob Überstunden freiwillig entstehen oder nicht, spielt keine Rolle. Das Gericht stützte sich auf konkrete Beschwerden und das Fehlen einer dokumentierten Zeiterfassung.
Vertrauensarbeitszeit ist kein Ausweg. Sie erlaubt Flexibilität bei der Einteilung, hebt aber die Pflicht zur Dokumentation nicht auf. Beginn, Ende und Dauer müssen festgehalten werden.
Pauschale Ausnahmen für Wissensarbeiter sind rechtlich nicht haltbar. Das Gericht hat das ausdrücklich klargestellt. Gesetzliche Ausnahmen nach § 18 ArbZG für bestimmte leitende Angestellte und Gruppen bestehen weiterhin.
Die Pflicht gilt heute. Sie wartet nicht auf ein neues Gesetz. Die Grundlage liegt im bestehenden Recht und in der richtlinienkonformen Auslegung.

Was Vertrauensarbeitszeit kann und was sie nicht kann

Viele Arbeitgeber haben Vertrauensarbeitszeit als Befreiung von der Zeitdokumentation verstanden. Das Hamburger Urteil korrigiert das. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeit selbst einteilen. Es bedeutet nicht, dass der Arbeitgeber darauf verzichtet, das Ergebnis zu kennen. Wer auf Vertrauensarbeitszeit setzt, muss trotzdem sicherstellen, dass Aufzeichnungen stattfinden und bei einer Prüfung vorliegen.

Das Gericht hat auch eine weitere Linie gezogen: Angestellte Anwälte genießen denselben Schutz des Arbeitszeitgesetzes wie alle anderen Beschäftigten. Beruf und Qualifikationsgrad ändern daran nichts. Diese Aussage gilt für jedes Unternehmen, das Wissensarbeiter bisher von der Dokumentationspflicht ausgenommen hat.

Was ein praxistaugliches System braucht

Du brauchst kein aufwändiges System. Du brauchst eines, das drei Fragen beantworten kann: Wann hat ein Beschäftigter die Arbeit begonnen? Wann hat er sie beendet? Wie lange hat er insgesamt gearbeitet? Ob das eine App, eine Stechuhr oder eine Excel-Datei ist, spielt zunächst keine Rolle. Entscheidend ist, dass das System tatsächlich genutzt wird und dass du die Aufzeichnungen bei einer Prüfung vorlegen kannst.

Biometrische Systeme oder KI-gestützte Erfassung stellen zusätzliche Anforderungen an Datenschutz und Betriebsvereinbarung. Hier lohnt sich rechtlicher Rat, bevor etwas eingeführt wird.

Einordnung in core+

In core+ gehört Arbeitszeitdokumentation in das Feld organize & structure. Eine verlässliche Zeiterfassung ist kein bürokratischer Aufwand, sondern ein Datenfundament. Sie zeigt, wo Kapazitäten tatsächlich eingesetzt werden, und macht Überlastung sichtbar, bevor sie zum Problem wird. Mehr zu strukturierten Abläufen unter consulting. Einen verwandten Compliance-Aspekt behandelt der Beitrag EU-Entgelttransparenz 2026.

Entscheidungsfragen

Könntest du heute für alle Beschäftigten belegen, dass das Arbeitszeitgesetz in einem Prüfzeitraum eingehalten wurde?
Gibt es Bereiche, in denen Mitarbeitende regelmäßig Überstunden leisten, ohne dass das dokumentiert ist?
Wer in deinem Unternehmen ist für die Zeiterfassungspflicht verantwortlich und weiß das?

Quellen: Verwaltungsgericht Hamburg, Urteil vom 18. Juli 2025, Az. 21 K 1202/25 (nicht rechtskräftig). EuGH, Urteil vom 14. Mai 2019, Rs. C-55/18 (CCOO/Deutsche Bank). BAG, Urteil vom 13. September 2022, Az. 1 ABR 22/21. Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

in short

The Hamburg Administrative Court ruled on 18 July 2025: the duty to record working time rests with the employer, including for highly qualified staff.
Trust-based working time remains valid but does not remove the obligation to document start, end and duration of each working day.
Pointing to employee self-responsibility is no longer an excuse in court.

Two anonymous complaints to the Hamburg workplace safety authority triggered a case whose implications reach far beyond Hamburg. On 18 July 2025, the Hamburg Administrative Court (ref. 21 K 1202/25, not yet final) ruled that an international law firm must record the working hours of its associate lawyers. Employee self-responsibility does not count as a defence.

What the Hamburg ruling means in practice

The court bases its decision on section 3(2)(1) of the German Occupational Safety Act, interpreted in line with the European Court of Justice ruling of 14 May 2019 (Case C-55/18, CCOO v Deutsche Bank) and the Federal Labour Court ruling of 13 September 2022 (ref. 1 ABR 22/21). Both decisions establish that employers are required to put in place an objective, reliable and accessible system for recording daily working time.

The Hamburg ruling draws the practical conclusion: delegating the task to employees does not fulfil the organisational duty. That applies even when employees are highly qualified and work independently.

The four key statements from the court

Self-responsibility is no defence. Whether overtime arises voluntarily or not is irrelevant. The court relied on specific complaints and the absence of any documented time records.
Trust-based working time is no escape. It allows flexibility in scheduling but does not lift the obligation to document start, end and duration.
Blanket exemptions for knowledge workers are not legally sound. The court stated that explicitly. Statutory exemptions under section 18 of the Working Time Act for certain senior employees continue to apply.
The obligation applies today. It does not wait for new legislation. The basis already exists in current law and its EU-compliant interpretation.

What trust-based working time can and cannot do

Many employers have treated trust-based working time as permission to skip time records. The Hamburg ruling corrects that. Trust-based time means employees manage their own scheduling; it does not mean the employer stops tracking the outcome. Under such an arrangement, recording must still happen and the employer must be able to show at any inspection that no violations occurred.

The court drew another line: employed lawyers have the same protection under the Working Time Act as any other employee. Occupation and qualification level change nothing. That statement applies to every company that has previously excluded knowledge workers from documentation requirements.

What a workable system needs

You do not need a sophisticated system. You need one that can answer three questions: when did a staff member start work, when did they finish, and how long did they work in total? Whether that is an app, a time clock or a spreadsheet matters less than whether it is actually used and whether you can produce the records when inspected.

Biometric or AI-based systems carry additional requirements under data protection law and works council co-determination rules. Legal advice before introduction is worth the time.

Where this sits in core+

In core+, working time documentation sits in organize & structure. Reliable time records are not administrative overhead but a data foundation. They show where capacity actually goes and make overload visible before it becomes a problem. More on structured processes at consulting.

Questions to decide

Could you demonstrate today, for all your staff, that the Working Time Act was followed over a recent review period?
Are there areas where employees routinely work overtime without it being documented?
Who in your company is responsible for the time recording obligation and knows it?

Sources: Hamburg Administrative Court, ruling of 18 July 2025, ref. 21 K 1202/25 (not yet final). Court of Justice of the EU, ruling of 14 May 2019, Case C-55/18 (CCOO v Deutsche Bank). Federal Labour Court, ruling of 13 September 2022, ref. 1 ABR 22/21. This article does not replace legal advice.

Häufige FragenFrequently asked questions

Gilt Vertrauensarbeitszeit noch, nachdem das Hamburger Urteil entschieden wurde?Is trust-based working time still valid after the Hamburg ruling?

Ja. Das Urteil schafft Vertrauensarbeitszeit nicht ab. Es stellt jedoch klar, dass sie keine Befreiung von der Dokumentationspflicht ist. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen auch bei flexibler Einteilung erfasst werden.Yes. The ruling does not abolish trust-based working time. It makes clear, however, that trust-based time does not remove the documentation obligation. Start, end and duration of daily working time must be recorded even under flexible arrangements.

Welche Systeme sind für die Zeiterfassung rechtlich anerkannt?Which systems are legally recognised for time recording?

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes System vor. Entscheidend ist, dass es objektiv, verlässlich und zugänglich ist und tatsächlich genutzt wird. Apps, klassische Stempeluhren und gepflegte Tabellen können alle ausreichen, solange die Daten bei einer Prüfung vorgelegt werden können.The law does not prescribe a specific system. What matters is that it is objective, reliable and accessible, and is actually used. Apps, traditional time clocks and maintained spreadsheets can all suffice, as long as the records can be produced at an inspection.

Was droht Arbeitgebern, die keine Zeiterfassung eingeführt haben?What are the risks for employers who have not introduced time recording?

Bußgelder drohen bei Verstößen gegen bestimmte Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes (§ 22 ArbZG, bis zu 30.000 Euro je Ordnungswidrigkeit) sowie bei Nichtbefolgung vollziehbarer behördlicher Anordnungen. Ein fehlendes Erfassungssystem begründet zunächst eine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz; ein Bußgeld folgt typischerweise erst, wenn der Arbeitgeber einer konkreten Behördenanordnung nicht nachkommt. Hinzu kommen Risiken für Nachzahlungen nicht vergüteter Überstunden und zivilrechtliche Schadensersatzansprüche.Fines may apply for violations of specific provisions of the Working Time Act (section 22, up to 30,000 euros per administrative offence) and for non-compliance with enforceable regulatory orders. A missing time-recording system is initially a duty under the Occupational Safety Act; a fine typically follows only when an employer fails to comply with a specific order from the authority. On top of that come risks of back payments for unrecorded overtime and civil damage claims.

WeiterlesenKeep reading

← zurück zum herrlichblog← back to the herrlichblog